中国物业管理博客

 
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本文提要：新的物业管理处应于已定的入伙日期前三个月成立,并开始运作,根据实际需要,采取人员分步到位的办法,到入伙时,按定编人数配齐物业管理处各类人员。物业管理处各类人员按以下程序、时间集结和进入验收现场。
    1.0目的:规范管理处入驻程序。
    2.0范围:所接管物业管理的楼盘。
    3.0职责:管理处经理组织成立物业管理处。
    4.0程序:
    4.1实地考察                                                           
    对已确定要接管的物业,由公司在该物业竣工前组织客户部、财务部、工程部、行政部、保洁绿化部等相关部门负责人前往物业现场,围绕接管后管理工作所涉及的有关问题进行考察(必要时可多次进行实地考察),在此基础上提交公司总经理办公会议讨论确认。
    4.2成立物业管理处                                                          
    新的物业管理处应于已定的入伙日期前三个月成立,并开始运作,根据实际需要,采取人员分步到位的办法,到入伙时,按定编人数配齐物业管理处各类人员。物业管理处各类人员按以下程序、时间集结和进入验收现场,但可根据现场条件和实际情况进行调整:    
    4.2.1 入伙前三个月,任命物业管理处经理,物业主任1人,物业管家2人(前台文员1人)到位,并按照入伙工作方案立即投入实质性准备工作。
    4.2.2 竣工验收前二个月,消防中心值班人员3人进入现场,与工程部人员一起,参与机电设备安装调试的监理及学习工作,掌握小区设备设施的基本情况和操作规程。
    4.2.3竣工验收前一个月,电工2人,给排水1人,进入现场,熟悉楼宇结构、公共配套设施和设备等,参加竣工验收,配合物业管家监督楼宇工程遗留问题的整改工作。
    4.2.4竣工验收前半个月,部分保安人员到位,上岗培训后,负责对接收的物业安全护卫工作。
    4.2.5入住前一个月,管理处管理层人员到位,管理处挂牌办公。
    4.2.6入住前一个月,炊事员到位,食堂开餐。
    4.2.7入住前半个月,清洁人员到位,开始对小区内环境和已接收房屋进行保洁工作。
    4.2.8入住前半个月,全部保安人员配齐上岗。
    4.2.9入住前半个月,维修班组成立,人员配齐到位。
    4.3物业管理处进驻小区前的工作
    4.3.1物业管理处及公司应提前派出部分工程技术人员进驻现场,与开发商的工作人员一起,参与楼宇竣工收尾的监理工作,主要是参与机电设备的安装调试,了解整个楼宇内所装备的设备设施,熟悉各类设备的构造、性能、产地,熟悉水、电、气管道线路的铺设位置及走向等,为入伙后的管理、维修养护打下基础。                    
    4.3.2由公司为新物业管理处提供临时办公场所,物业管理处根据实际需要,拟制办公用品、设施、工具以及物业管理处员工生活必需品的采购计划,报经公司审批后购置。          
    4.3.3在公司的指导下,印制收楼、入伙所必须的文件资料和表格,如《住户手册》、《业主公约》、《入伙通知书》、《收楼须知》、《房屋二次装修申请表》、《质量保证书》、《**小区使用说明书》、《装修管理规定》、《装修协议》、《消防防火协议》等。    
    4.3.4在待接物业建筑工程经建设局质量监察处、消防局等主管部门分别检查验收合格后,物业管理处及时进驻接管小区。
    4.4物业接管中的工作
    4.4.1物业管理处成立验收小组,主动与发展商的开发商和承建单位联系,协商楼宇交接问题。开发商、施工单位和物业公司三方共同组成联合交接小组,制定验收方案,统一验收标准,商定交接注意事项和开始交接日期。                                
    4.4.2物业管理处对所接收的所有建筑产品、设备设施,要分别列项印制验收记录表格。  
    4.4.3全面验收交接。验收时须有开发商、施工单位和物业管理处(含公司指派专业人员)三方共同参加,逐项进行验收,填写记录单,每份验收记录单上均有三方人员的签名,验收记录单一式三份,三方各执一份。对验收合格的项目,列出清单,进行交接,交接双方在清单上签字,对不合格的产品,注明存在的问题,提交开发商和施工单位,限期整改,整改项目须经复验合格后方可接收。
    4.4.4对于已经接收的项目,物业管理处从接收签字起,即需组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。        
    4.4.5搞好公关工作,指派专人代业主联系电话安装、有线电视安装、液化石油气开户点火、确定街区门牌号码以及通邮等工作。
    4.4.6代业主联系电话安装事项,应于入伙前两个月与电话公司办理相关手续。
    4.4.7代业主联系有线电视安装事项,应于入伙前两个月与有线电视公司办理相关手续。
    4.4.8应于入伙前半个月与市液化石油气公司联系输液化气开户点火手续。  
    4.4.9联系网络公司宽频网络办理开通事宜 。        
    4.4.10于入伙前三个月,向辖区派出所申请确定新接收物业的街区门牌号码。          
    4.4.11于入伙前三个月与当地邮局办理通邮手续,并组织设计、定做信报箱。          
    4.4.12如代为业主安装常规防盗防火设施。物业管理处应从坚固美观、价格合理的原则出发,于入伙前一个半月组织定购并代为业主统一安装防盗门、防盗窗花,为每户业主配备市消防处规定型号的手提灭火器,并于入伙前安装完毕。               
    4.5入伙前的工作                                                          
    4.5.1通过登报或寄发通知书的形式,提前一个月向业主发出入伙通知。